Регламент!

Сегодня все чаще и чаще я читаю статьи ведущих консультантов, тренеров в области оптимизации и взаимодействия отделов в рамках одной компании, которые рассуждают о пользе и вреде регламентов.

Тема стара как мир, но каждый раз, когда рассуждают над данной темой, споры бывают столь жаркими, что порой люди переходят на личности и не сдерживают эмоции.
Честно говоря, я не хотел писать заметку про регламенты, но недавно прочитал рассуждение известного консультанта Владимира Зимы. Его статьи и мысли вызывают у меня интерес, и я невольно проникся уважением к данному человеку.
Но вот тема про регламенты, а точнее его мысли, заставили меня задуматься, а действительно: Зачем нам регламенты? Когда я прочитал кучу комментарий к данной мысли, то понял, что тема очень интересна и остаться в стороне не имею право. Для начала дадим определение слову Регламент.
Регламент – документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).
Многие считают, что Регламент- свод правил, которые могут быть постоянными, а могут быть временными.
Я считаю, что регламент – документ, который систематизирует действие сотрудников того или иного отдела, с помощью которых обеспечивается бесперебойная работа всей компании.
Регламент – должен быть логически понятным и легко изменяемым, без искажения основной сути самого документа.

Многие руководители, когда составляют регламенты, невольно задаются вопросом, а как прописывать свои полномочия и обязанности, чтобы легко было им работать и поменьше было ответственности. Это нормальное психологическое состояние человека, все мы вначале защищаем свои интересы и только потом думаем о ситуации в целом. Поэтому, когда я читаю регламенты, то сразу могу сказать какой руководитель в данной компании, и кто он по своей роли: Лидер или Руководитель. Лидер, никогда не будет писать регламент под себя, он не боится ничего, ибо знает, как наладить и оптимизировать действия сотрудников отдела/ов или компании в целом.
Самое, пожалуй, неприятная ситуация, когда руководитель пишет регламент под себя, так как в случае ухода данного руководителя из компании происходит сбой в работе самого регламента и рушится система взаимодействия между сотрудниками и отделами.
Многие с этим спорят, но факты и статистика упряма вещь. Конечно есть такие руководители, которые пишут очень грамотные регламенты, и они работают годами, в то время, когда сам руководитель уже много лет не работает в компании.
Основываясь на своих наблюдениях и слушая истории своих коллег или друзей, которые являются собственниками компании или руководителями отделов, пришел к выводу, что не в каждой компании нужны регламенты, порой достаточно одного Регламента на всю компанию.
Вообще считаю, что в крупных компаниях достаточно 3-4 регламента, которые действительно будут работать и соблюдаться. И данные регламенты должны писать не руководители подразделений или отделов, а специально выделенный человек (люблю его называть – техническим писателем), который сможет систематизировать и изложить на бумаге все последовательные действия каждого отдела и связать их со всеми отделами в компании.
В маленьких компаниях, вообще достаточно 3-х инструкций и одного регламента и то он будет носить скорее общий характер.
В микро-компаниях (штат не более 5 человек) – регламент не нужен вообще. Или это будет регламент ради регламента для галочки и не более.
Многие говорят мне: Виктор, вы, наверное, недостаточно понимаете смысл и сути назначения регламента и вообще их никогда не писали?!
Всегда задаю в таких случаях следующие вопросы:
Сколько у Вас регламентов в компании? – Сходу мне ни один человек не ответил, сколько же у них в компании регламентов. Тогда сразу вопрос, а зачем они Вам, если вы даже не знаете есть ли они у вас и сколько их, ведь вы должны работать по системе которая изложена в них?!
Как часто вы переписываете регламент? Многие отвечают- постоянно, ведь все мы расширяемся, что-то улучшаем и вносим изменения. Тогда назревает следующая мысль, понятно, что есть различные редакции и версии регламентов, но если мы так часто их переписываем, то, когда нам работать по таким регламентам?!

Поэтому я считаю, что регламенты нужны не везде и в современном мире, когда все меняется почти ежемесячно, целесообразнее тогда применять один общий регламент и разрабатывать инструкции, которые будут постоянно меняться и будут действительно работать в компании.

Регламенты –хорошая вещь, но работают они не всегда и не везде!


Комментарии:

Оставить комментарий